广东工业大学关于加强国际会议管理的通知
字体:   发布时间:2012-11-20  

广工大外字[2007]42号


各部门、单位:
  为了提高我校在国内外的学术地位和影响力,促进学科发展和国际交流与合作,学校鼓励具备条件的单位积极发起、主办或承办国际学术会议。现将加强举办国际会议管理的有关事项通知如下:
  一、国际会议系指与会代表来自三个或以上的国家或地区、以高层次学术研讨为主要目的会议。外事处是申报国际学术会议的归口管理单位,在我校举办的国际会议均应通过外事处报批。在我校举办的双边会议也应报外事处审核并经学校批准。
  二、会议主、承办单位应至少提前 9个月提出书面申请,并填写《广东工业大学举办国际学术会议申报表》,提交到外事处,由外事处报分管校领导审批后,再报送广东省外事办公室批复。如有港澳或台湾的与会代表,需在报送省外办前将名单报省港澳办或省台办审核。
  三、会议批件下达后,由外事处通知主、承办单位。主、承办单位在收到会议批件后,方可向参加会议人员发邀请信。主、承办单位应尽快组成组织委员会,落实会务筹备和组织工作。筹备班子须做好明确分工,认真落实会场、食宿场所、会议期间的各项安排和会后参观等事宜。
  四、如需为与会代表办理《签证通知书》,主、承办单位应在提交申请材料时一并注明,由外事处报送广东省外事办公室批复并协助办理。需要发放《签证通知书》的代表,须同时向我校提供本人护照号码,个人简历,拟出入境时间(即拟何时入境中国,何时离开)以及其所在城市(或办理签证所在城市)。收到《签证通知书》,组委会发出正式邀请函,通知参会者到我驻外使(领)馆办理入境签证手续。
  五、主、承办单位应切实做好会前准备工作和会议组织工作,切实提高办事效率和会议效益。同时注意执行国家保密规定,做好安全保密工作。
  六、国际会议材料的收集、整理、立卷、归档由主、承办单位负责。会议期间形成的有关文字材料、重要照片、讲话录音和录像等材料应及时归档,并提交一份到外事处。国际会议结束后,主、承办单位应在 2周内将会议总结报送外事处备案。

                     广东工业大学
                   二○○七年十月十二日